Flex office, open space, bureaux individuels, télétravail… à l’heure où la vie de bureau est bousculée par la pandémie, se pose inexorablement la question de l’organisation du travail dans le « monde d’après ». Comment s’organiseront à l’avenir les bureaux, quelle sera leur fonction, dans quel état d’esprit y reviendront les salariés, pour y faire quoi ? De multiples questions qui restent pour l’heure en suspens. Pour autant, le sujet de l’évolution des modes de travail au bureau ne date pas d’hier. L’aménagement de ces espaces de travail, qui doit suivre les principes généraux de prévention, conditionne le fonctionnement même de l’entreprise, ses performances et, bien sûr, le bien-être de ses salariés.
Retrouverons-nous un jour les bureaux brutalement quittés en mars 2020 dans les mêmes conditions que nous les avons laissés ? Ou est-ce que « la journée de travail de 9 heures à 17 heures est morte », comme l’a récemment affirmé l’entreprise américaine Salesforce ? La crise sanitaire due à la pandémie de Covid-19 est brusquement venue rebattre les cartes de l’organisation du travail dans les bureaux, tant dans l’espace que dans le temps. Tandis qu’en janvier dernier, 77 % des entreprises déclaraient avoir pour objectif en 2021 de faire revenir leurs collaborateurs au bureau, la crise pose désormais la question de l’organisation de ces lieux, leur fonction, et jusqu’à leur raison d’être.
Des lieux de travail à réadapter ?
Quelque 20 millions de personnes travaillent dans un bureau en France, soit plus des trois quarts des actifs du pays. Avec l’arrivée des technologies de l’information et de la communication, l’organisation du travail a évolué plus vite que l’immobilier de bureau ces dernières décennies. En facilitant des échanges d’informations et des interactions à distance, elles ont engendré une occupation nouvelle des espaces de travail : bureaux fermés mais aussi open space, flex office, espaces dynamiques… L’observatoire Actineo sur la qualité de vie au travail montrait qu’en 2019, 66 % des actifs français travaillant en bureau occupaient un bureau fermé – individuel ou partagé – et 34 % un espace collectif ouvert.
Les open spaces sont moins répandus qu’on ne le pense : ils concernent majoritairement des entreprises de plus de 200 salariés, dans des grandes métropoles, donc plutôt des sièges sociaux. Le flex office, dans lequel un salarié n’a plus de place attitrée mais s’installe chaque jour à un poste différent, concernait 14 % des salariés avant la crise. Des espaces de travail dynamiques, favorisant selon les besoins soit la réflexion et la concentration, soit le partage et la coopération, soit la mutualisation et la communication, apparaissent également : sur une même journée, la personne change alors plusieurs fois de lieu en fonction de son activité. Ces évolutions sont surtout portées par de grandes entreprises, qui ont à gérer un parc immobilier. La question des espaces de travail au bureau et de leur conception reste plus pauvre du côté des TPE-PME, et se pose différemment.
Prise en compte du travail réel
Les bureaux demeurent des lieux peu accidentogènes, puisque seuls 1,8 % des accidents du travail déclarés en 2019 s’y sont produits. S’il est encore trop tôt pour dire comment vont évoluer ces espaces de travail et pour connaître la façon dont ils seront occupés et utilisés, les principes généraux de prévention devront continuer à être appliqués dans les projets immobiliers. En commençant impérativement par analyser le travail : les métiers du tertiaire recouvrent en effet des activités et des réalités multiples. Or les principes d’aménagement intègrent trop rarement la diversité du travail réel.
À cet égard, toujours selon le baromètre Actineo de 2019, si l’espace de travail était perçu comme très important pour la santé et le bien-être, la performance, et le relationnel, 66 % des insatisfaits au travail estimaient que leur lieu de travail n’était pas adapté à leurs besoins. D’où l’importance d’un projet d’entreprise partagé par le plus grand nombre et impliquant le plus tôt possible salariés et instances représentatives du personnel. Car les futures conditions de travail doivent faire l’objet d’une attention particulière très tôt dans un projet d’aménagement de bureaux, en particulier si cela a des effets sur l’organisation du travail : prise en compte des risques liés à l’environnement physique tels que l’ambiance acoustique, l’ambiance thermique et la qualité de l’air intérieur, l’éclairage, etc. Sans oublier les facteurs de risques psychosociaux tels que d’éventuelles difficultés dans l’appropriation de l’espace ou dans la gestion de l’exposition continue au regard des autres… Le flex office peut par exemple être à l’origine d’un sentiment de dépossession de son espace de travail.
Aller vers des choix flexibles
C’est pourquoi la conception des nouvelles modalités d’aménagements de bureaux, souvent associés aux démarches qualité de vie au travail des entreprises, se doit d’intégrer les exigences d’une démarche de prévention. D’autant que certaines organisations posent de nouvelles questions, en premier lieu sur l’intégration des nouveaux arrivants sur des postes en “flex office”, non attribués individuellement. En effet, il peut être difficile de nouer des contacts, de s’intégrer dans les collectifs, de se familiariser avec la culture d’entreprise, notamment pour un nouvel embauché qui a besoin de repères spatiaux, relationnels et organisationnels.
Enfin, il est important de prendre en considération que l’installation effective des salariés dans de nouveaux espaces de travail ne clôture pas un projet. Elle doit être prolongée par l’évaluation de l’usage de ces nouveaux lieux et des ajustements si nécessaire. Pour qu’un projet immobilier donne satisfaction au plus grand nombre, il semble pertinent d’opter pour des choix modulaires et flexibles. Tout en répondant aux besoins des activités du moment, ils pourront plus facilement intégrer les changements organisationnels futurs ainsi que des événements imprévisibles tels qu’une pandémie.
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