Archivage électronique : quelles obligations légales pour les entreprises ?

Contrats, factures, documents RH, rapports de contrôle ou registres de sécurité : les entreprises produisent et conservent un nombre croissant de documents numériques. Mais enregistrer un fichier sur un serveur ou dans un espace cloud ne suffit pas toujours à garantir sa valeur juridique.

L’archivage électronique doit permettre de retrouver les documents, de préserver leur intégrité et de respecter les durées de conservation applicables. Plusieurs textes, dont le Code civil, le RGPD et le règlement européen eIDAS, encadrent ces pratiques.

Quelle est la valeur juridique d’un document électronique ?

En France, l’article 1366 du Code civil reconnaît à l’écrit électronique la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve de deux conditions essentielles : pouvoir identifier la personne dont il émane et garantir son intégrité lors de son établissement et de sa conservation.

Un document électronique peut donc être produit comme preuve, à condition que les modalités de sa création et de sa conservation permettent d’en démontrer la fiabilité.

L’article 1367 du Code civil encadre également la signature électronique, tandis que l’article 1379 précise les conditions dans lesquelles une copie fiable peut avoir la même force probante que l’original.

Un simple document PDF ou un fichier numérisé n’est donc pas automatiquement une preuve incontestable. Sa valeur dépend notamment des garanties apportées sur son origine, son intégrité et les conditions dans lesquelles il a été conservé.

Il convient également de distinguer le document électronique créé à l’origine sous forme numérique d’une copie obtenue par numérisation d’un document papier.

Archivage électronique et sauvegarde : quelles différences ?

Ces deux pratiques sont complémentaires, mais ne répondent pas aux mêmes objectifs.

La sauvegarde informatique vise principalement à permettre la récupération de fichiers ou de systèmes après une panne, une erreur humaine ou une cyberattaque.

L’archivage électronique organise la conservation de documents pendant une durée déterminée, notamment pour répondre à des obligations légales, réglementaires, contractuelles ou à des besoins de preuve.

Un système d’archivage doit notamment garantir :

• L’intégrité : prévenir ou détecter toute modification non autorisée.
• La traçabilité : conserver les informations relatives aux opérations effectuées sur les documents.
• La lisibilité : permettre la consultation des documents pendant toute leur durée de conservation.
• La disponibilité : retrouver les archives lorsque cela est nécessaire.
• La confidentialité : limiter l’accès aux personnes autorisées.
• La pérennité : anticiper les évolutions des formats et des technologies.

Le stockage dans un service cloud peut contribuer à ces objectifs, mais ne constitue pas à lui seul une garantie de conformité juridique.

Quelles règles respecter pour archiver les documents ?

La mise en place d’un système d’archivage électronique doit reposer sur une politique documentaire adaptée à l’activité de l’entreprise.

Garantir l’intégrité et la traçabilité

Différents mécanismes techniques peuvent contribuer à fiabiliser les archives : empreintes numériques, horodatage, journalisation des accès, gestion des habilitations ou contrôles périodiques d’intégrité.

Ces mécanismes doivent être intégrés à des procédures organisationnelles permettant d’identifier les documents, de définir les responsabilités et de prévenir les modifications ou suppressions non autorisées.

La norme NF Z42-013:2020 constitue une référence importante. Elle définit des exigences et recommandations fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité pour les systèmes d’archivage électronique (SAE).

Elle ne dispense toutefois pas de vérifier les obligations particulières applicables à chaque catégorie de documents.

Respecter les durées de conservation

Il n’existe pas de durée légale unique applicable à l’ensemble des documents d’une entreprise.

Les durées varient selon la nature des informations et les textes concernés : documents comptables, contrats, pièces fiscales, dossiers du personnel ou documents liés à la santé et à la sécurité au travail.

Par exemple, certains documents comptables doivent être conservés pendant dix ans, tandis que d’autres catégories peuvent être soumises à des durées différentes.

Pour les documents relatifs à la prévention des risques professionnels, des exigences spécifiques peuvent également s’appliquer. Les versions successives du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) doivent notamment être conservées pendant au moins 40 ans.

L’entreprise doit donc établir un calendrier de conservation précisant les durées applicables à chaque catégorie de documents et les modalités de leur archivage ou de leur destruction.

Protéger les données personnelles conformément au RGPD

Lorsqu’un document contient des données personnelles, son archivage doit respecter les principes du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les informations ne doivent pas être conservées indéfiniment sans justification.

La CNIL distingue notamment les données utilisées quotidiennement, leur éventuel archivage intermédiaire et, dans les conditions prévues par les textes, l’archivage définitif.

L’accès aux archives contenant des données personnelles doit être limité aux personnes habilitées, et les mesures de sécurité doivent être adaptées à leur sensibilité.

À l’expiration de la durée applicable, les données doivent être supprimées ou anonymisées de manière appropriée, sauf lorsqu’une autre obligation ou un fondement juridique justifie leur conservation.

Le règlement eIDAS et les services d’archivage électronique

Le règlement européen eIDAS (UE) n° 910/2014 encadre différents services de confiance numériques, notamment les signatures, cachets et horodatages électroniques.

Son évolution par le règlement (UE) 2024/1183 a introduit un cadre européen spécifique aux services d’archivage électronique.

L’article 45 decies prévoit notamment que les documents conservés à l’aide d’un service d’archivage électronique ne peuvent être écartés comme preuve au seul motif de leur forme électronique ou de l’absence de qualification du service.

Les documents préservés au moyen d’un service d’archivage électronique qualifié bénéficient, quant à eux, d’une présomption d’intégrité et d’origine pendant leur période de préservation.

Cette évolution renforce le cadre juridique européen de la conservation électronique. Elle ne signifie pas pour autant que toutes les entreprises doivent obligatoirement recourir à un prestataire qualifié.

Le choix d’une solution dépend des exigences applicables, de la valeur des documents, de leur durée de conservation et des risques juridiques associés.

Comment mettre en place un archivage électronique fiable ?

La démarche peut être organisée autour de cinq étapes.

1. Identifier les documents à conserver

L’entreprise doit recenser les documents présentant un intérêt réglementaire, contractuel, opérationnel ou probatoire.

2. Définir les durées de conservation

Chaque catégorie doit être associée à une durée justifiée, en tenant compte des obligations spécifiques et des éventuelles règles de prescription.

3. Choisir une solution d’archivage adaptée

Un système d’archivage électronique doit permettre de conserver les documents dans des conditions adaptées à leur sensibilité et à leur valeur juridique.

4. Organiser les accès et la traçabilité

Les responsabilités, les droits de consultation, les opérations autorisées et les procédures de restitution doivent être formalisés.

5. Prévoir la fin de conservation

L’entreprise doit organiser la destruction sécurisée, l’anonymisation ou la conservation prolongée des archives lorsque celle-ci reste légalement justifiée.

Une attention particulière doit être accordée aux documents susceptibles d’être nécessaires en cas de contrôle, de contentieux ou de reconnaissance d’une maladie professionnelle.

L’objectif n’est pas de tout conserver indéfiniment, mais de garantir que chaque document utile reste accessible, lisible et fiable pendant la durée appropriée.

Références réglementaires et normatives

• Code civil, articles 1366 et 1367 : écrit et signature électroniques.
• Code civil, article 1379 : force probante des copies fiables.
• Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS) relatif aux services de confiance.
• Règlement (UE) 2024/1183 relatif au cadre européen d’identité numérique et aux services d’archivage électronique.
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) : protection des données personnelles.
• Code du travail, article L. 4121-3-1 : conservation du DUERP.
• NF Z42-013:2020 : archivage électronique, recommandations et exigences.

Cette fiche présente les principes généraux de l’archivage électronique. Les durées de conservation et les exigences probatoires doivent être vérifiées en fonction de la nature des documents et de la réglementation applicable.