Les évolutions réglementaires sont nombreuses, et il est souvent difficile de comprendre ce qui s’applique à l’entreprise ou non, comment cela impacte l’activité et quand les changements sont à mettre en œuvre.
Dans le monde professionnel, on retrouve principalement deux sujets de conformité réglementaires :
- La conformité réglementaire HSE : dédiée à l'activité et la protection de l’environnement de l’entreprise (salariés, écosystème environnant)
- La conformité normative ou produit : elle va concerner principalement les éléments produits par une société, pour protéger le consommateur lors de l’utilisation du produit
La veille réglementaire s’applique de la même manière à ces deux sujets. Comme son nom laisse entendre, il s'agit d'un processus de veille, c’est-à-dire de surveillance et d’identification parmi les publications législatives et réglementaires des nouveaux textes qui vont effectivement intéresser l’entreprise. Cette veille réglementaire doit donc permettre de cibler les informations pertinentes pour aider à la mise en place de la conformité aux nouvelles exigences.
Les trois clés pour une veille réglementaire industrielle efficace
Bien connaître son entreprise et construire son référentiel réglementaire.
Pour avoir une veille réglementaire la plus complète possible certains aspects et éléments ne doivent pas être négligés : il est indispensable de connaître son usine. Le régime de l’Installation Classée pour la Protection de l'Environnement (ICPE), les équipements, les installations présentes sur site sont autant d’informations nécessaires que celles relatives à la vie de l’entreprise : le nombre de salariés, si des salariés travaillent de nuit ou font du télétravail etc.
Se questionner sur ces éléments permettra de récolter les informations nécessaires pour cibler les textes qui vont s’appliquer à votre usine, et vous permettra de construire une base réglementaire sur laquelle vous appuyer lorsque vous ferez votre veille.
S’imposer un rythme
Tous les jours de nouveaux textes sont publiés au journal officiel sur le site de Légifrance : lois, décrets, arrêtés etc. Ces textes parfois composés d’informations importantes pour l’utilisateur, contiennent aussi de nouvelles exigences. C’est pour cela qu’une routine doit être mise en place pour assurer qu’aucun texte ne passe à la trappe!
Se fixer un moment précis dans la semaine où la personne désignée se lance dans la veille réglementaire est une excellente mesure à prendre pour s’assurer que vous êtes au point sur les nouveautés réglementaires. Une fois les textes de veille identifiés, il reste une étape cruciale : transmettre l’information et la rendre compréhensible et accessible aux les acteurs concernés !
Prendre le temps de passer à l’action
L’objectif derrière une veille réglementaire effective est surtout de réussir à mettre en place les actions nécessaires pour que votre entreprise soit conforme ! Une fois la veille faite, les textes et exigences ciblées, il faut être certain de ne pas perdre l’information, réussir à la prioriser et mettre en place les actions nécessaires pour s’y conformer.
Cela peut se traduire par la mise en place de plans d’actions, de suivi d’actions, de rappels ou de processus de gestion des urgences. Tout cela est disponible et facile à utiliser dans l’application Whyyle.
Auteur : Whyyle.
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