Tout système de management des risques ou de la qualité nécessite la mise en place d’une démarche de gestion des non-conformités. Ces non-conformités, qu’elles soient d’origine réglementaire, technique ou organisationnelle, peuvent constituer des sources d’incidents ou d’accidents onéreux pour l’entreprise. La qualité des produits peut être impactée, mais également la santé et la sécurité des salariés de l’organisation. Alors autant savoir comment repérer les non-conformités et les gérer en interne.
Qu’est-ce qu’une non conformité ?
On parle de non-conformité (NC) lorsqu’un dysfonctionnement ou un écart survient au cours d’une activité ou d’un processus.
Les NC peuvent-être générées par une anomalie au cours de la réalisation d’une activité (erreur humaine, problème technique, etc), par la survenue d’un élément extérieur venant compromettre la qualité du service (conditions climatiques, corps étranger, contamination, etc) ou par l’inadéquation du mode opératoire aux résultats attendus.
Quelles étapes à suivre pour la gestion des non-conformités ?
Étape 1 : Détection et enregistrement de la non conformité
L’identification des NC est sans aucun doute le cheval de bataille de toute démarche de gestion des risques. Il s’agit d’inciter l’ensemble des collaborateurs et des équipes sur le terrain à déclarer toute NC dès que cela s’avère nécessaire. Il est ainsi impératif de préciser qu’aucun salarié ne sera sanctionné et/ou blâmé pour avoir déclaré une NC.
Étape 2 : Mise en place d’actions correctives immédiates
Lorsqu’une NC est détectée, il est indispensable d’agir efficacement pour supprimer ou atténuer le risque à la source. L’arrêt de l’activité ou de la chaîne de production et le blocage des produits est généralement de mise pour éviter que la situation n’empire (ou ne bascule vers des scandales sanitaires publics).
Étape 3 : Analyse des causes possibles
Après avoir réceptionné la NC et mis en place les actions correctives immédiates, le service QHSE va effectuer une analyse des causes possibles. Un groupe de travail doit être mis en place, avec les acteurs concernés par la NC, afin d’évaluer les différentes causes techniques, humaines ou organisationnelles.
Il peut être intéressant d’utiliser certains outils comme le diagramme des 5M, le QQOQCCP ou l’arbre des causes.
Étape 4 : Mise en place d’actions correctives
Une fois les causes identifiées, il s’agit de mettre en place des actions afin que cette NC ne se reproduise plus. L’ensemble de ces actions sont assignées à un ou plusieurs pilote(s), qui vont s’assurer du traitement et de la clôture de la NC.
Étape 5 : Suivi des actions et amélioration continue
La méthode du PDCA (Plan, Do, Check, Act) permet de garantir l’amélioration continue du système de prévention en place et le suivi des actions correctives. L’audit interne et la mise en place d’indicateurs de performance et de risques (KPI/KRI) permettent de suivre et de mesurer la performance du système
Retrouvez l’intégralité de l’article sur notre Blog QHSE
Allez plus loin dans la Gestion de vos non-conformités et réclamations, retrouvez l’Application Gestion des non-conformités.
Auteur : Thibaut GILLES, Bluekango.
Réagissez en laissant votre commentaire !