Ceux qui, il y a une dizaine d'années prédisaient une entreprise « zéro papier » devront encore attendre. Car malgré les mails, les messageries instantanées et la dématérialisation qui touchent tous les secteurs de la société (à commencer par le service public), on continue d'imprimer beaucoup. L'institut NewField IT a calculé qu'il s'imprimait entre 4 et 52 pages par jour et par employé en fonction du secteur d'activité. Un chiffre qui peut s'expliquer par le fait que les salariés ne paient pas les consommables. Du coup, ils ont parfois tendance à multiplier les impressions sans se soucier des conséquences.
Et pourtant, cette boulimie de papier a un coût plutôt élevé : entre 1 et 3% du budget de l'entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d'euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n'a pas intéressé grand monde dans l'entreprise. Les services généraux s'occupaient de l'achat ou de la location du parc et le service informatique gérait la mise en réseau des machines. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.
Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d'économie et elles se sont aperçues qu'en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs, elles pouvaient réduire jusqu'à 30% de leurs coûts d'impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d'être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :
- Procéder à un audit (voir en détail)
- Choisir son mode de gestion du parc (voir en détail)
- Adopter les bonnes pratiques (voir en détail)
- Accompagner les utilisateurs (voir en détail)
En conclusion
La réduction des coûts d'impression est possible pour tous les types d'entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s'accélérer car outre l'impératif économique voire écologique d'imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d'outils pour les accompagner. D'abord les solutions de gestion d'impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l'arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l'on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.
Auteur : Florence Puybareau, 01net.
Rappel :28 pages imprimées/jour/an = 1 arbre, 12500 litres d'eau, 220kW/H.
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