Classé dans la catégorie : Gestion des risques

Conseil de l'expert

Que doit faire une Entreprise Utilisatrice lorsqu'elle accueille une Entreprise Extérieure pour une intervention ?

Avant toute chose, l'Entreprise Utilisatrice (EU) ou Donneur d'Ordre doit bien comprendre le contexte d'intervention de l'EE (lieu, objectifs, finalité…). Toutes les interventions ne sont pas uniquement gérées par l'EU, les Entreprises Exterieures (EE) doivent également avoir leur part de responsabilités. Dans ce cadre, il est impératif que les deux parties définissent leur spectre d'intervention respectif, en tenant compte du contexte défini précédemment. Les deux entités doivent alors définir, pour chacune de leurs interventions : la date, le lieu, les moyens humains et matériels (habilitations spécifiques…), la durée des interventions (est-ce la journée, la nuit, uniquement le week-end ?...). Il s'agit du cahier des charges rédigé par l'EU, destiné aux EE. Le cahier des charges va permettre à l'EU de s'assurer de la bonne coordination générale de l'intervention.

Une fois le cahier des charges finalisé, l'EU a l'obligation d'inviter l'EE à réaliser la visite préalable avant le début des travaux (également appelée Inspection commune préalable). Le conducteur de travaux et le chef d'équipe sont présents durant cette visite. Tous deux définissent les besoins, les attentes, les moyens, les durées ou encore les conditions d'accès du site… À l'issue de cette inspection commune préalable, l'EE devra rédiger les Modes Opératoires. Ces derniers peuvent être rédigés conjointement avec l'EU, qui devra dans tous les cas valider le document dans une optique d'analyse des risques d'interférence. L'Entreprise Extérieure restant entièrement compétente concernant la partie technique du Mode Opératoire.

Pour mener à bien les interventions, le Donneur d'Ordre et l'Entreprise Extérieure ont défini un certain nombre d'éléments et ont identifié les risques liés à la zone d'intervention. Il est donc impératif que l'EU procède à une vérification documentaire afin de contrôler les intervenants extérieurs mais également les engins, véhicules et matériels (EVM) prévus par l'EE. Par exemple, s'il y a besoin de caristes pour l'intervention, il faudra que l'EU s'assure que les travailleurs possèdent bien leur CACES (certificat d'Aptitude à la Conduite d'Engins en Sécurité). Les documents obligatoires sont définis selon le type d'intervention. Il est souvent demandé les habilitations, certifications, permis d'engins… Quoi qu'il arrive, les intervenants extérieurs devront prouver qu'ils ont passé un accueil sécurité moins de 6 mois avant la date de début des travaux pour prétendre entrer sur le site.

Qui s'occupe de ces échanges et quels sont les risques rencontrés lorsqu'ils sont mal gérés ?

Différentes typologies de personnes peuvent s'occuper des échanges documentaires. Que ce soit côté EU ou EE, ce sont souvent les responsables de travaux neufs ou les ingénieurs travaux si l'intervention concerne de la réhabilitation/création, ou encore les Responsables QHSE. Pour les petites entreprises, il s'agit généralement du chef d'entreprise, ou le coordinateur SPS qui intervient sur les gros travaux.

Lorsque les échanges de documents sont mal gérés, il y a un risque d'accident. Le cas échéant, cela signifie que les indications données dans le Mode Opératoire n'ont pas été prises en compte ou n'ont pas été respectées, ou bien que les risques ont mal été identifiés et n'ont pas pu être correctement maîtrisés. 

Cependant, deux cas de figure peuvent se présenter si un accident survient : 

• Si l'EE ne respecte pas les règles du Mode Opératoire, c'est elle qui est responsable de l'accident.
• Si l'EU a fait un défaut de description du Cahier des Charges, c'est elle qui est responsable.

Parlons de la nouvelle solution Cikaba SHARE, en quoi cette solution facilite les échanges documentaires ?

Cikaba Share, c'est une solution qui permet de remplacer de nombreuses tâches très chronophages comme les relances par téléphone ou e-mail. C'est une solution très pratique pour les entreprises qui comptent plusieurs interventions dans l'année, ou qui reçoivent un très grand nombre d'intervenants extérieurs à un instant T (Grand arrêt…). En effet, elle permet de centraliser les échanges sollicitant des interlocuteurs différents, dans différents lieux, avec des travaux de différente nature ou encore sur des périodes différentes. Sans un outil digital métier adapté, on a tendance à rapidement se mélanger les pinceaux et perdre le fil des échanges et des documents envoyés ou en attente d'envoi. Cela peut générer des situations dangereuses, car les responsables de la collecte des documents au sein de l'EU ne savent pas s'il manque du matériel, des intervenants etc.

Cikaba SHARE permet de coordonner toute la collecte documentaire et favorise une vue par entité. On sait clairement à quel référent s'adresser selon les chantiers prévus, si on a différentes entreprises extérieures par exemple. La solution trace tous les échanges et permet de retrouver les documents et de savoir lesquels sont en attente. Les responsables de la gestion documentaire savent précisément où ils en sont dans l'organisation du chantier. Du côté de l'Entreprise Extérieure c'est pareil, elle est informée de ce qu'elle doit faire et reçoit des relances automatiques si les documents ne sont pas envoyés dans les temps. La solution élimine à elle seule tous les problèmes d'incompréhension.

Comment Cikaba SHARE permet de contrôler la conformité des Interventions ?

Cikaba Share offre une vision globale des documents de toutes les interventions grâce à son tableau de bord intuitif. Le Donneur d'Ordre sait tout de suite où il en est dans la collecte des documents relatifs aux chantiers à venir, et la solution vit en fonction des contraintes et actualités du chantier. Il est très facile de mettre à jour les nouveaux documents demandés et de les télécharger.

Grâce à la solution, le contrôle documentaire des interventions par le référent de l'EU se fait sans aucune difficulté. En cas de contrôle du SPS ou de l'Inspection du travail, il est aisé de démontrer toutes les preuves, les documents de formation... Ainsi, toutes les parties prenantes sont rassurées.

Quels sont les avantages de Cikaba SHARE ?

Les avantages de Cikaba Share sont nombreux, il y a d'abord l'archivage de tous les documents qui permet une conformité sans faille. La vision en temps réel ainsi que les relances automatiques font gagner du temps aux responsables des Entreprises Utilisatrices et des Entreprises Extérieures. La solution permet de totalement laisser la main aux EE dans la gestion des documents. Elles intègrent en toute autonomie les informations concernant leurs IEVM (Intervenants, Engins, Véhicules et Matériels). Le Donneur d'Ordre est alerté lorsque les documents sont déposés et gagne du temps puisqu'il n'a plus besoin de relancer sans cearchivagesse ses EE. Finalement, Cikaba Share permet une tranquillité d'esprit et favorise la sérénité des chantiers.

Pour finir, pourquoi faire appel à Cikaba pour gérer ses échanges documentaires ?

La solution est vraiment adaptée aux besoins des entreprises qui ont besoin de faire intervenir des entreprises extérieures pour des travaux. Lorsque ces dernières sont nombreuses, cela facilite la gestion et le contrôle des documents. Cette solution française répond au Règlement RGPD et cela doit être pris en compte dans le choix de la dématérialisation de la collecte des documents. En effet, le partage de documents comprend des données sensibles comme les noms, prénoms, n° d'immatriculation des véhicules, mais aussi les habilitations des travailleurs et tout autres documents les concernant personnellement. Toutes ces données sont confidentielles et doivent le rester. La priorité, lorsque l'on choisit une solution, est de vérifier qu'elle respecte la notion de RGPD et que ses serveurs soient bien localisés en zone européenne et non pas en Chine ou au Etat-Unis par exemple, dont les règles de protection des données sont beaucoup moins strictes.

Cikaba Share respecte cet aspect, c'est l'élément différenciant par rapport à d'autres solutions du marché.

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