Se tenir informé des évolutions réglementaires est un défi de taille pour toutes les entreprises. Que ce soit des mises à jour ou la parution de nouveaux textes, il est important de garder un œil attentif pour garantir la conformité réglementaire de ses activités. Plus facile à dire qu'à faire !
L'importance d’une veille réglementaire
La veille réglementaire est le processus d'identification des exigences réglementaires et des textes de loi qui concernent et s'appliquent à votre activité.
La veille se distingue de la mise en conformité réglementaire. D’un côté vous vous tenez informé, de l’autre, vous mettez en place les mesures nécessaires à la mise en conformité de votre activité.
Un système de veille réglementaire performant en entreprise permet d'anticiper les changements et d'être prêt à se conformer aux exigences avant ou dès que le texte est officiellement mis en application.
La veille réglementaire en 5 étapes
Étape 1 : Définir vos critères de recherche
Il s’agit de comprendre et de définir vos critères de recherche en fonction des activités et processus de l'entreprise.
Étape 2 : Adapter les sources d’informations
Identifiez vos sources d’information. Elles doivent être fiables ! Il existe de nombreuses façons d'accéder aux exigences réglementaires ou de certification.
Étape 3 : Collecter les données
La collecte de ces informations peut commencer. Le recueil des textes (loi, décrets, arrêtés, normes, guides…) vous aidera à créer une base de données solide, que vous pourrez consulter régulièrement.
Étape 4 : Trier et archiver les données
Le stockage des informations, leur traitement et leur diffusion peuvent se faire par centralisation et classement dans un annuaire.
Étape 5 : Mettre en place un plan d’action correctives
Une fois toutes les données recueillies et analysées, les documents mis à jour et les informations transmises aux responsables d’actions, il est temps de mettre en place, techniquement, les nouvelles exigences.
Enfin, pour avoir un suivi réglementaire efficace dans le temps, cette veille doit constamment être revue et mise à jour si nécessaire.
L’utilisation d’un outil digital pour automatiser votre veille et analyser vos données est un excellent moyen de gagner du temps et en qualité de veille et l’utilisation de tableaux de bord dynamiques vous aide à suivre les actions au quotidien.
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Auteur : Thibaut GILLES, BlueKanGo.
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