La mise en place d’une certification en entreprise, quelle qu’elle soit, est un défi de grande envergure, autant pour la direction, que pour le service qualité et l’ensemble des salariés. Source de stress, d’engagement financier avec des enjeux politiques et commerciaux importants, il est important de savoir où l’on va et se poser les bonnes questions.
Voici nos 5 conseils expérimentés en entreprise pour se lancer sereinement dans sa démarche de certification.
1 - Ne pas foncer tête baissée !
Une démarche de certification n’est pas anodine et nécessite un accompagnement adapté pour ne pas faire n’importe quoi et respecter un délai de mise en place avec une deadline d’audit de certification. La définition du budget global est notamment dictée par ces aspects.
Si vous ne vous sentez pas en mesure d’assumer un tel projet, quelle qu’en soit la raison, dirigez-vous vers une société d’expertise extérieure qui aura certes un coût mais vous garantira des résultats et un délai de mise en place raisonnable.2 - Prendre du recul face à la norme !
Être rigoureux oui, être scolaire non !
Si vous avez peu d’expérience en la matière, vous voudrez sans doute étudier la norme et répondre exigence par exigence à celle-ci. Mauvaise idée !
Si vous répondez aux exigences d’un chapitre sans vous soucier du reste de la norme et que le chapitre suivant traite de la gestion des non conformités sur l’ensemble des process, vous n’avez plus qu'à recommencer pour inclure cette notion.
3 - Optimisez votre gestion documentaire !
Il faut savoir qu’une mauvaise gestion documentaire représente l’erreur la plus fréquente dans le cadre de la mise en place d’une certification, source de perte d’information ou de doublon.
Centraliser ses documents est LE béaba de l’organisation dans le cadre d’une démarche de certification, d’autant plus lorsque l’on travaille en mode collaboratif. Il est indispensable de centraliser et archiver les différentes versions des documents au même endroit, afin que chaque salarié puisse y avoir accès.4 - Soyez raisonnables, limitez le nombre d'indicateurs !
La mise en place d’un tableau de bord et le suivi d’indicateurs (de performance KPI et de risque KRI) est indispensable pour gagner en performance et travailler dans une optique d’amélioration continue. Prenez votre temps, commencez par en suivre quelques-uns, puis quand ces derniers seront maîtrisés, faites-les évoluer et développez-en de nouveaux.
5 - Ne sous-estimez pas l’engagement financier !
Une démarche de certification représente un investissement demandant un engagement financier. Il est nécessaire de dégager des moyens et des ressources pour la mise en place du projet, de mettre en place des formations, de déployer des actions correctives… Assurez-vous que votre direction vous suive !
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Auteur : Thibaut GILLES, Bluekango.
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