Véritable référence en matière de pilotage et de coordination des actions, le plan d’action est un outil essentiel au sein des organisations, notamment pour les services QHSE. Ce dernier permet d’atteindre les objectifs fixés en cohérence avec la politique de l’établissement. Le plan d’action s’inscrit dans l’étape “Plan” du PDCA, ou communément appelé “roue de Deming”, et constitue donc un point de passage essentiel dans la mise en œuvre d’une démarche qualité.
Concrètement, quel est l’intérêt de mettre en place un plan d’action ? Comment s’y prendre ? Comment simplifier et rendre plus efficace son suivi ? Toutes les réponses dans cet article.
Pourquoi mettre en place un plan d’action ?
Le plan d’action est un outil qui permet de formaliser les différentes actions à mener au sein de l’organisation. Ce dernier permet d’officialiser le nombre d’actions à déployer, les responsables associés, les moyens nécessaires, ainsi que les délais de réalisation.
Il s’avère judicieux de définir un plan d’action sur une année, et donc de le renouveler/mettre à jour tous les ans. En effet, sur plusieurs années, les actions peuvent être mal suivies voire délaissées. Tandis que si les actions sont définies pour un an, cela oblige les pilotes à les suivre de manière régulière. La mise en place d’un plan d’action est un travail de groupe, qui nécessite l’implication de tous les acteurs. Chaque collaborateur doit se sentir impliqué dans la démarche !
Pour assurer un suivi efficace de votre plan d’action, il est possible de s’aider de différents outils comme le diagramme de Gantt par exemple. Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet, qui permet de visualiser sur la durée les différentes actions à réaliser. Il permet de représenter graphiquement l’avancement d’un projet. A l’heure du digital, il existe également des plateformes dédiées qui permettent de gérer votre Plan d’Action Global de manière collaborative avec l’ensemble de vos pilotes. Grâce à des alertes automatiques, ces derniers pourront également recevoir des notifications par mail ou directement sur leur plateforme lorsqu’ils devront solder l’une de leurs actions. Aussi, pour compléter le plan d’action, les fiches d’action peuvent être pertinentes et aider dans le suivi.
Les Fiches d’Action, un complément au Plan d’Action
La fiche d’action, mise en place pour chacune des actions du plan d’action, permet de détailler :
- Ce qui doit être fait ;
- Qui sont les responsables associés ;
- Quels moyens matériels, humains et financiers sont nécessaires ;
- Quels sont les délais envisagés.
Notons ici que le plan d’action s’inscrit dans la continuité du DUERP et s’il est suffisamment complet répond directement aux exigences du PAPRIPACT pour les entreprises de plus de 50 salariés.
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Auteur : Thibaut GILLES, BlueKanGo.
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