Encore aujourd’hui, plus de 73% des entreprises (source : Baromètre BDO) s’appuient sur le papier, les classeurs ou les feuilles Excel dispersées. Résultat : documents introuvables, registres non à jour, stress en cas de contrôle… et des risques bien réels pour les collaborateurs et votre conformité.
C’est précisément le sujet de notre webinaire du 2 décembre 2025 à 11H30, dédié à la digitalisation des registres et à l’intégration de l’IA pour simplifier votre conformité. Un rendez-vous clé pour faire évoluer vos outils de conformité sans désorganiser vos équipes.
Quand la multiplication des obligations met vos registres sous pression
Les obligations réglementaires se multiplient : registre de sécurité, DUERP, plans de prévention, permis de feu, contrôles périodiques, traçabilité des interventions… La charge administrative explose, les risques aussi.
Lorsque la gestion repose sur des classeurs ou sur des fichiers Excel dispersés, des pratiques encore très répandues, il devient plus difficile de garantir que toutes les versions soient bien synchronisées et accessibles.
Selon Francenum Gouvernement (2025), près d’une entreprise sur deux craint de perdre ses données ou de ne pas parvenir à les retrouver en cas de besoin, faute d’outils adaptés. Cette fragilité documentaire se vérifie lors des audits : dès que les documents sont répartis entre papier, classeurs et Excel, retrouver rapidement les registres obligatoires devient un défi récurrent. Les erreurs liées aux manipulations manuelles (impressions, mises à jour, versions dispersées) restent courantes et peuvent mettre en péril la conformité de l’entreprise.
Face à cette réalité, les organisations qui digitalisent gagnent en sérénité, en visibilité… et diminuent réellement leurs risques.
5 usages incontournables pour fiabiliser votre conformité
1) Centralisation des registres : tout retrouver en un clic
La première force de la digitalisation est de rassembler tous les registres au même endroit : DUERP, registre de sécurité, plans de prévention, permis de feu, contrôles obligatoires, procédures internes.
En ayant une gestion traditionnelle (papier, classeurs ou Excel), ces documents peuvent être dispersés ou dépendre d’une seule personne.
Avec une plateforme digitale comme Deemply, tout est centralisé, organisé et consultable immédiatement.
Bénéfice : vous supprimez les pertes, les doublons, les mauvaises versions et vous obtenez une visibilité maximale.
2) Rappels automatiques pour ne plus jamais manquer une obligation réglementaire
Les obligations réglementaires reposent sur un système d’échéances : vérifications périodiques, révisions d’équipements, renouvellements d’autorisations, mises à jour de documents.
Gérer ces dates manuellement demande une vigilance constante et peut parfois entraîner des confusions involontaires.
La digitalisation permet de programmer des alertes automatiques et un suivi intelligent des actions à faire.
Bénéfice : vous respectez 100 % des échéances, vous réduisez les risques et vous allégez considérablement la charge mentale.
3) Traçabilité automatique : démontrez votre conformité sans stress
Un audit ou un contrôle repose sur un élément clé : la preuve.
Avec une gestion manuelle, retrouver la bonne preuve ou la bonne version d’un document peut parfois demander du temps.
Avec la digitalisation, chaque action est enregistrée automatiquement : qui a fait quoi, quand et comment. Vous pouvez ajouter des photos, pièces jointes et validations.
Bénéfice : vous gagnez du temps lors des audits en retrouvant facilement les preuves et documents nécessaires.
4) IA et analyse intelligente : simplifier, prioriser, automatiser
L’intelligence artificielle n’est pas un gadget : elle devient un véritable copilote pour la conformité.
Elle analyse vos données, identifie les documents manquants, signale les écarts, propose des actions prioritaires et simplifie la mise en conformité.
Deemply propose des fonctionnalités avancées pour simplifier la mise en conformité, qui peuvent inclure des alertes et suggestions automatisées
Bénéfice : moins de tâches répétitives, moins d’erreurs humaines, plus de temps pour le terrain.
5) Pilotage multi-sites : harmoniser la conformité partout
Les organisations multi-établissements font face à un défi majeur : aligner les pratiques, suivre les écarts et produire des reportings cohérents.
Le digital offre une vue d’ensemble précise : conformité par site, actions en cours, écarts identifiés, priorités à traiter.
Cela évite les disparités et permet de garantir une gestion homogène et fiable sur l’ensemble du territoire.
Bénéfice : une conformité maîtrisée, lisible et pilotée à l’échelle globale.
Un invité 100 % terrain : Thibault Guyon (Deemply)
Responsable des ventes chez Deemply, Thibault accompagne chaque semaine des entreprises engagées dans une transition digitale pour gagner en efficacité et en maîtrise dans la gestion de leur conformité.
Il connaît parfaitement les difficultés du terrain : surcharge, manque de temps, pression des audits, complexité des obligations.
Pendant ce webinaire du 2 décembre, vous apprendrez à :
- Fluidifier la gestion de vos registres (sécurité, DUERP, plans de prévention…)
- Gagner du temps au quotidien
- Réduire le stress lié au suivi de la conformité
- Sécuriser durablement bâtiments, collaborateurs et visiteurs
Inscrivez-vous !
Digitaliser ses registres n’est pas seulement un gain de performance : c’est une réelle opportunité pour les équipes d’améliorer leur organisation, de travailler plus sereinement et de renforcer la sécurité des sites.
Le webinaire du 2 décembre vous donnera les clés pour réussir cette transition sans friction.
Auteur : Anne-Charlotte, Inforisque.
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