Pourquoi devez-vous abandonner votre vieux classeur rouge pour le digital ?

Pendant des années, les entreprises ont utilisé le célèbre cahier rouge pour suivre la sécurité de leurs bâtiments. Vérifications des extincteurs, alarmes incendie, exercices d’évacuation, etc. tout y est inscrit (normalement) à la main. Le registre de sécurité était et est toujours essentiel pour prouver que les règles sont respectées. Cependant, avec le papier, il est source de risques : perte, oubli ou encore documents illisibles qui peuvent coûter très cher aux dirigeants.

À l’heure où tout est connecté, les ascenseurs, le chauffage, la consommation énergétique, etc., le registre papier apparaît vraiment comme un outil dépassé. Pire, il devient un vrai danger. En effet, un incendie pourrait le détruire et de ce fait, comment prouver que vous avez respecté vos obligations ?

Vous n’avez pas la réponse à cette question ? C’est le bon moment pour vous de vous intéresser au registre de sécurité digital et à tous les bénéfices qu’il représente pour vous et vos équipes.

Le registre de sécurité : essentiel pour protéger des vies

Avant de se focaliser sur le registre digital, il est important de parler du registre de sécurité incendie dans sa globalité et de pourquoi il est obligatoire.

Le registre n’est pas une simple formalité : c’est un outil vital pour la sécurité car il permet de protéger des vies humaines. Il conserve la mémoire de toutes les actions liées à la sécurité incendie, à savoir :

• Les contrôles techniques : installations électriques, gaz, extincteurs, désenfumage, etc.
• La vie du bâtiment : travaux, aménagement, changements de locaux, etc.
• Le suivi du personnel : les informations du responsable de sécurité, les exercices d’évacuation, les formations, etc.
• Les visites officielles de la commission de sécurité, avec les prescriptions associées.

Le registre de sécurité, c’est aussi le document qui protège les chefs d’entreprises. Et en cas d’incendie qui entraîne des blessés ou pire des décès, ne pas l’avoir, c’est vous exposer à des sanctions très lourdes. En effet, il est important de rappeler que si le registre est perdu, incomplet ou inexistant, alors la responsabilité pénale du dirigeant de l’exploitation peut être engagée. Cela signifie que des sanctions peuvent être appliquées comme des amendes, des fermetures administratives mais aussi, des peines de prison pour mise en danger de la vie d’autrui.

Quand un accident arrive, le premier document qui sera demandé par la justice et les assurances pour vérifier votre conformité, c’est le registre de sécurité. Il est donc primordial de le gérer correctement, mais avec le papier cela s’avère très compliqué au quotidien.

Pourquoi le papier n’est plus adapté ?

Le cahier rouge a fait ses preuves pendant des années car aucune alternative n’existait pour suivre la conformité de l’établissement. Mais aujourd’hui, il présente plusieurs failles :

• Risque de destruction
  Le feu détruit tout sur son passage s’il n’est pas maîtrisé. Il peut donc bien évidemment détruire le registre de sécurité papier. Et si celui-ci est détruit, comment pouvez-vous prouver votre conformité ? Cela est impossible, car avec le papier la preuve disparaît avec l’objet.
• Décentralisation de l’information
  Pour gérer la sécurité de plusieurs établissements, il faut se déplacer ou contacter le personnel sur place pour avoir les informations. Cela complique donc le quotidien pour gérer efficacement la sécurité incendie et, de ce fait, augmente les risques.
• Absence de proactivité
  Le papier ne peut pas émettre d’alarme ou de rappel. La conséquence ? Des oublis. Dans la sécurité, un oubli, c’est une non-conformité et généralement quand on s’en rend compte, c’est trop tard… l’accident ou le contrôle est arrivé.
• Véracité des informations
  Les registres papier sont très souvent mal entretenus, des pages sont arrachées, des ratures sont présentes, ou encore des rapports de bureaux de contrôle sont glissés en vrac dans le cahier. Face à cette gestion négligée, comment montrer que tous les contrôles sont faits et que la sécurité des lieux est assurée ?

Le registre digital est-il légal ?

Une question très fréquente qui revient, c’est : « Est-ce que la commission de sécurité va accepter mon registre digital ? ». La réponse est très simple, c’est OUI ! Le registre de sécurité digital a été validé par la commission centrale de sécurité depuis 2002. Depuis plus de 20 ans, vous êtes en droit de mettre en place un registre de sécurité dématérialisé comme celui proposé par Deemply.

Les avantages du registre digital

Faire le choix d’un registre de sécurité digital, ce n’est pas scanner des feuilles et les stocker dans un cloud. C’est changer les méthodes de travail pour gagner en productivité et améliorer la sécurité de l’établissement. Le registre digital représente de très nombreux avantages, en effet :

• Il permet une consultation facile et sécurisée des informations sur tous les supports : ordinateur, tablette et smartphone.
• Il offre une conservation sécurisée des données sans risque de perte ou de rature.
• Les alertes automatiques permettent de ne pas oublier une vérification ou un contrôle.
• La vision globale permet de superviser plusieurs sites depuis un seul tableau de bord intuitif.
• Une collaboration fluide avec les prestataires devient possible grâce à l’autonomie que le digital leur apporte.
• Il vous permet de vous engager dans une démarche écologique en réduisant le papier, mais surtout les déplacements.

Vous êtes prêts à franchir le cap et à transformer votre quotidien ? Suivez ces quatre étapes simples :

• Programmez votre démonstration avec l’équipe de Deemply.
• Transmettez vos données par voie dématérialisée pour qu’elles soient intégrées dans votre écosystème.
• Formez-vous à l’utilisation de Deemply.
• Utilisez votre registre de sécurité digital et assurez la sécurité de votre entreprise.

Vous souhaitez créer gratuitement votre registre de sécurité ? C’est possible, créez votre compte ici.

Conclusion

Abandonner le classeur rouge au profit du digital, ce n’est pas suivre la tendance de la digitalisation, c’est faire le choix de rendre la sécurité plus simple, plus fiable et plus efficace. En choisissant Deemply, vous choisissez une solution développée en France proposant neuf modules complémentaires qui vous permettront un pilotage global de votre entreprise. Découvrez le registre de sécurité, la gestion du bâtiment, le registre d’accessibilité, le plan de prévention, le permis de feu, le registre des visiteurs, le DUERP, le carnet sanitaire et formulaire.

Vous aussi, assurez la conformité de votre entreprise et gagnez du temps grâce à Deemply.