Classé dans la catégorie : Management RSE/QHSE

Assurer la sécurité et la conformité des bâtiments est une obligation légale pour toutes les entreprises, quels que soient leur secteur ou leur taille. Qu'il s'agisse d'un établissement recevant du public (ERP), d'un immeuble de bureaux ou d'un site industriel, de nombreux documents doivent être tenus à jour pour répondre aux exigences réglementaires. Registres, plans de prévention, DUERP, permis de feu... Ces documents sont essentiels pour prévenir les risques, protéger les personnes, se conformer à la législation et éviter des sanctions souvent lourdes. Dans cet article, découvrez les documents incontournables à maîtriser, les risques en cas de non-conformité, et comment une solution digitale comme Deemply peut simplifier leur gestion au quotidien.

Conseil de l'expert

Pour commencer, pouvez-vous présenter les documents que doit tenir une entreprise pour la sécurité de ses bâtiments ?

Registre de sécurité

Utilité : Centralise toutes les informations relatives à la sécurité de l'établissement, telles que les contrôles, les vérifications, les formations du personnel, les consignes de sécurité, les travaux effectués, etc. 

En situation, si des artisans ou des entreprises viennent vérifier des organes de sécurité comme les extincteurs, les alarmes incendie ou encore installations électriques, ils doivent signer le registre de sécurité à la fin de leur intervention pour apporter la preuve de leur passage. C'est le document qui devra être présenté en cas de contrôle de l'inspection du travail ou des pompiers.

Obligatoire : Oui, pour les ERP (Établissements Recevant du Public), les IGH (Immeubles de Grande Hauteur) et les ERT (Établissements Recevant des Travailleurs), conformément à l'article R143-44 du Code de la Construction et de l'Habitation.

Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Utilité : Identifie et évalue les risques professionnels auxquels sont exposés les salariés, permettant de mettre en place des actions de prévention.

En situation, dès lors qu'un salarié est présent, il est nécessaire d'évaluer les risques dans l'environnement de travail et l'adapter si besoin. C'est ce document qui sera à présenter en cas de contrôle de l'inspection du travail ou d'un autre organisme.

Obligatoire : Oui, pour toutes les entreprises employant au moins un salarié, selon l'article R4121-1 du Code du travail.

Registre d'accessibilité

Utilité : Recense les dispositions prises pour rendre l'établissement accessible aux personnes handicapées, incluant les travaux réalisés et les diagnostics effectués.

En situation, dans les établissements qui reçoivent des visiteurs, il est obligatoire de mettre à la disposition des personnes en situation de handicap les moyens d'accès et les aménagements réalisés.

Obligatoire : Oui, pour les ERP, afin de se conformer aux obligations d'accessibilité.

Carnet sanitaire

Utilité : Assure le suivi de la qualité sanitaire des installations, notamment en matière de prévention de la légionellose dans les réseaux d'eau.

En situation, dès lors qu'un chauffe-eau, un congélateur ou autre sont présents ou que des produits frais sont livrés, il est essentiel de vérifier que les normes d'hygiène sont respectées. En cas de contrôle, il faut être en capacité de vérifier que le suivi a été correctement effectué.

Obligatoire : Oui, pour certains établissements comme les établissements de santé, les hôtels, les établissements thermaux, etc.

Plan de prévention

Utilité : Établit les mesures de prévention à mettre en place lors de l'intervention d'entreprises extérieures, afin de prévenir les risques liés à la coactivité.

En situation, si une entreprise intervient pour des missions comme des travaux, du ménage, etc., il faut réaliser un document pour définir les règles de la mission.

Obligatoire : Oui, lorsque des entreprises extérieures interviennent dans un établissement, conformément au Code du travail.

Permis de feu

Utilité : Le permis de feu est un document préventif qui autorise et encadre les travaux par points chauds (soudure, meulage, découpe, etc.). Il sert à analyser les risques d'incendie liés à ces travaux et à mettre en place des mesures de prévention (protection des zones voisines, présence d'extincteurs, surveillance après travaux, etc.).

En situation, si des artisans interviennent pour réaliser les travaux par points chauds, il est obligatoire de rédiger ce document.

Obligatoire : Oui, dans les établissements où sont réalisés des travaux par points chauds, qu'ils soient faits par des salariés ou des entreprises extérieures. L'obligation découle du Code du travail (notamment les articles R4512-7 à R4512-12 pour les interventions d'entreprises extérieures). 

Gestion du bâtiment

Utilité : Ce module est conçu pour centraliser et digitaliser la gestion des interventions et de la maintenance des bâtiments, qu'ils soient des ERP (Établissements Recevant du Public), des ERT (Établissements Recevant des Travailleurs), bâtiments d'habitation, etc.

En situation, si diverses problématiques sont présentes dans un bâtiment ou des entreprises sous contrats, toutes les informations sont centralisées ce qui permet d'assurer le suivi facilement.

Fonctionnalités principales : 

• Déclaration et suivi des anomalies : Permet de signaler tout dysfonctionnement (ex. : panne d'éclairage, fuite d'eau) et d'assurer un suivi jusqu'à la résolution.
• Planification des interventions : Facilite la programmation des maintenances préventives et correctives.
• Gestion des prestataires : Coordonne les interventions des prestataires externes avec des notifications automatiques.
• Historique des actions : Conserve un enregistrement détaillé de toutes les interventions pour une traçabilité optimale.
• Tableau de bord personnalisé : Offre une vue d'ensemble en temps réel de l'état des bâtiments et des actions en cours.

Entrées/Sorties

Utilité : Ce module digitalise le registre des visiteurs, essentiel pour la sécurité et la traçabilité des personnes présentes dans l'établissement. 

En situation, si des visiteurs se présentent, il est nécessaire de savoir en temps réel combien de personnes extérieures sont présentes dans le bâtiment.

Fonctionnalités principales :

• Enregistrement en temps réel : Capture les entrées et sorties des visiteurs, salariés et prestataires.
• QR Code d'accès : Permet aux visiteurs de s'enregistrer de manière autonome via un QR code affiché à l'entrée.
• Historique des visites : Conserve un historique détaillé des présences pour faciliter les audits et les enquêtes en cas d'incident.
• Planification des rendez-vous : Offre la possibilité de programmer des visites à l'avance, avec des notifications automatiques.
• Personnalisation des paramètres : Adapte les champs d'enregistrement et les processus aux besoins spécifiques de l'établissement.

Quels sont les risques pour l'entreprise de ne pas répondre à ses obligations réglementaires ?

• Juridique : Amendes, poursuites pénales, fermeture administrative.
• Financier : Coûts liés aux sanctions, sinistres non couverts, pertes de marché.
• Social & RH : Accidents du travail, désengagement des salariés, responsabilités de l'employeur.
• Opérationnel : Blocages d'activité, refus de la commission de sécurité, retards techniques.
• Réputation : Perte de confiance, mauvaise image publique, impact sur la marque employeur.

Comment centraliser et piloter efficacement tous ces documents au sein d'une entreprise ?

Centraliser et piloter efficacement tous les documents de sécurité avec notre solution

Face à la complexité croissante des obligations réglementaires en matière de sécurité et de gestion des bâtiments, les entreprises ont besoin d'une solution simple, centralisée et collaborative. C'est précisément ce que propose Deemply avec intuitivité et simplicité. 

Deemply : La plateforme de pilotage global de la sécurité d'un bâtiment et son exploitation

Centralisation

Tous les documents réglementaires (registre de sécurité, DUERP, permis de feu, plans de prévention, carnet sanitaire, etc.) sont regroupés dans un seul espace numérique. Suivi des échéances, archivage sécurisé, accès multi-sites et multi-utilisateurs.

Digitalisation intelligente

Documents dématérialisés et personnalisables (protocoles, rapports d'intervention, suivi de la sécurité, etc.).

Signature électronique intégrée pour fluidifier les processus.

Suivi opérationnel

Tableaux de bord en temps réel pour visualiser les actions en cours, les non-conformités, les interventions techniques. Alertes automatiques sur les contrôles périodiques, pour par exemple les mises à jour de documents ou les formations à renouveler.

Traçabilité & conformité

Historique complet des actions.

Préparation facilitée aux audits, commissions de sécurité ou inspections du travail.

Pourquoi un changement de nom ?

Nous avons récemment évolué de “registresecurite.com” vers “Deemply” pour mieux refléter l'élargissement de notre périmètre : notre plateforme va bien au-delà du registre de sécurité. Elle couvre désormais 9 modules pour piloter l'ensemble des obligations de sécurité, d'une exploitation pour assurer la conformité.

Une vision centrée sur l'expérience utilisateur. Chez Deemply, nous mettons l'accent sur la simplicité, la collaboration et l'efficacité. Nous accompagnons tous nos clients dans toutes les étapes de transition et nous sommes à l'écoute de tous les besoins.

Notre ambition d'accompagner la digitalisation de tous les acteurs du bâtiment, quelle que soit leur taille ou leur secteur.

En résumé, Deemply est une solution SaaS tout-en-un pour digitaliser, centraliser et piloter la sécurité et la conformité des bâtiments. Elle remplace les documents éparpillés, les suivis manuels et les oublis critiques par un pilotage simple, clair et sécurisé.

Votre solution est-elle accessible et utilisable par les intervenants extérieurs ?

Oui, Deemply a été conçue pour être accessible et utilisable par les intervenants extérieurs, de manière simple, sécurisée et encadrée.  Il est possible de créer un accès dédié ou temporaire. En effet, les prestataires peuvent recevoir un lien d'accès personnalisé, avec des droits limités (consultation, saisie, signature), définis par l'utilisateur gestionnaire. Aucune création de compte est nécessaire si souhaité et pour des usages ponctuels (ex. : signature d'une intervention, dépôt de rapport après intervention), l'intervenant peut accéder à un espace partagé sans devoir créer de compte, ce qui facilite la collaboration.

Pourquoi faire appel à Deemply pour dématérialiser et simplifier la gestion des obligations réglementaires ?

1. Conformité réglementaire garantie

Toutes vos obligations (DUERP, registre de sécurité, contrôles périodiques, permis de feu, plans de prévention, etc.) sont centralisées. Les mises à jour sont tracées et archivées dans le respect des exigences légales.

Les utilisateurs sont ainsi prêts pour les audits, les inspections ou les commissions de sécurité.

2. Une solution 100% digitale, simple et intuitive

Fini les classeurs papier, les fichiers dispersés ou les oublis d'échéances. Deemply permet de créer, suivre, signer et tracer tous les documents réglementaires de manière fluide, depuis un seul outil.

3. Sécurité et traçabilité

Toutes les actions sont historisées, les documents sont horodatés et stockés en toute sécurité. La preuve de la conformité de l'établissement est accessible à tout moment.

4. Collaboration facilitée

Accès multi-utilisateurs (internes & externes), partage de documents, notifications automatiques, modules interconnectés : la solution facilite le travail en équipe et le lien avec les prestataires.

5. Une offre modulaire, adaptée à vos besoins

Grâce à ses 9 modules complémentaires, la plateforme s'adapte à toutes les structures (PME, groupe, collectivité, bailleur, gestionnaire immobilier…) et aux enjeux spécifiques (sécurité, maintenance, exploitation, conformité, etc.).

6. Un accompagnement humain et réactif 

Au-delà du logiciel, Deemply propose un accompagnement personnalisé : mise en place, formation, support. Les utilisateurs ne sont pas seuls dans votre démarche de digitalisation.

7. Une plateforme en constante évolution

Avec le passage de Registresecurite.com à Deemply, nous avons élargi notre champ d'action pour devenir la référence du pilotage de la conformité et de l'exploitation des bâtiments.

Notre mission : simplifier, sécuriser et optimiser votre gestion opérationnelle.

En conclusion :

Faire appel à Deemply (anciennement registresecurite.com), c'est choisir une solution performante, évolutive et centrée sur les besoins terrain pour sécuriser vos bâtiments, gagner du temps et fiabiliser votre conformité réglementaire.

Si vous souhaitez participer à cette rubrique en soumettant des articles, ou des liens, n'hésitez pas...