Nouvelle fiche pratique Inforisque sur la gestion des échanges documentaires avec une entreprise extérieure

Préparation de l’intervention

Lorsqu’une Entreprise Utilisatrice (EU) accueille une Entreprise Extérieure (EE) pour une intervention, il est crucial de définir un cadre précis. L’EU doit élaborer un cahier des charges décrivant les objectifs, les moyens, la durée, et les habilitations nécessaires, garantissant une coordination efficace. Une visite préalable (inspection commune) est ensuite organisée pour définir les besoins spécifiques et anticiper les risques. L’EE rédige les Modes Opératoires validés par l’EU, laquelle reste responsable de l’évaluation des risques d’interférence.

Vérification des documents et conformité

L’EU contrôle les documents fournis par l’EE, comme les habilitations, certifications, et permis d’engins, pour garantir la conformité des intervenants et des matériels (EVM). Par exemple, des caristes doivent posséder un CACES valide. Une preuve d’un accueil sécurité récent est également exigée. La gestion rigoureuse de ces échanges limite les risques d’accidents, dont la responsabilité incombe à l’EE si elle ignore les consignes, ou à l’EU en cas de défaut dans le cahier des charges.

Les enjeux d’une gestion optimisée

Des erreurs ou retards dans les échanges documentaires peuvent entraîner des accidents ou des retards sur les chantiers. La coordination est souvent assurée par des responsables QHSE, chefs d’entreprise ou coordinateurs SPS, selon l’envergure des travaux. Une mauvaise gestion peut compromettre la sécurité, notamment si des documents essentiels manquent.

Cikaba SHARE : une solution innovante

Cikaba SHARE simplifie la gestion documentaire entre EU et EE en centralisant les échanges. Cette solution digitale élimine les tâches répétitives, comme les relances manuelles, en automatisant le suivi. Les documents sont tracés, accessibles et mis à jour en temps réel via un tableau de bord intuitif. Les responsables des deux parties sont alertés des actions à réaliser, garantissant une organisation fluide et une conformité impeccable.

Consulultez la fiche pratique : Comment gérer vos échanges documentaires avec une entreprise extérieure en prévision d'une intervention ?.